Darum ist die Urlaubsplanung ein so komplexes und zeitintensives Thema
Auf den ersten Blick erscheint die Urlaubsplanung wie eine vergleichsweise einfache Aufgabe. Einfach in einen Kalender eintragen, wann welche Mitarbeitenden im Urlaub sind und darauf achten, dass niemand mehr Tage in Anspruch nimmt, als der Person zusteht. In Wahrheit gehört jedoch noch deutlich mehr dazu.
Da sind zum Beispiel die unterschiedlichen Urlaubsansprüche der Mitarbeiter. Diese hängen von Tarifvertrag, dem individuellen Arbeitsvertrag und teilweise sogar vom Alter desjenigen ab. Dies muss bei der Urlaubsverwaltung alles berücksichtigt und korrekt verwaltet werden. Bei Teilzeitmitarbeitern wird das nochmals komplizierter, denn hier errechnet sich der Urlaubsanspruch aus den tatsächlichen Arbeitstagen sowie den Regelarbeitstagen im Unternehmen. Zudem gibt es weitere Punkte, wie etwa die Übernahme von Urlaubstagen ins nächste Jahr, die Umwandlung von Urlaubsanspruch in Entgelt oder die Gutschrift von Urlaubstagen im Nachhinein bei Krankheit.
Nicht nur aus diesem Grund beklagen viele Unternehmen den großen Arbeitsaufwand mit Papierkram in der Verwaltung. Die Digitalisierung verspricht hier, für Abhilfe zu sorgen.
Software für die Urlaubsverwaltung – was müssen die Systeme leisten?
Inzwischen gibt es Software für die Urlaubsverwaltung wie von Factorial, die Unternehmen für den gesamten Aufgabenbereich einsetzen können. An diesem Punkt stellt sich natürlich die Frage, was eine solche Software unbedingt können muss.
In erster Linie ist es wichtig, dass solche Anwendungen für jeden einzelnen Mitarbeitenden ein Konto mit dem individuellen Urlaubsanspruch führen und diesen auch korrekt berechnen. Dazu gehören Faktoren wie das Eintrittsdatum in das Unternehmen sowie der jeweilige Grundanspruch an Urlaubstagen pro Jahr. Dies gehört aber zu den Grundeigenschaften.
Viel interessanter sind Funktionen, die eine Automatisierung der Abläufe ermöglichen und so für echte Entlastung sorgen. Da ist beispielsweise die korrekte Berechnung bei der Übernahme von Resturlaub und eine automatische Benachrichtigung der Mitarbeitenden, falls ein Verfall des Resturlaubs droht. Ebenso automatisieren diese Anwendungen die Einreichung von Urlaubsanträgen. Dies geschieht digital und auf Wunsch mit zusätzlichen Funktionen, wie beispielsweise der Benennung einer Vertretung. Dazu passen moderne Systeme ebenfalls automatisch die Lohn- und Gehaltsrechnung bei Urlaub an und berechnen so den korrekten Lohn.
Ebenfalls ist wichtig, dass die Software die Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, erfüllt. Gerade wenn es um personenbezogene Informationen geht, sind die Richtlinien sehr streng. Lösungen von europäischen Anbietern sind grundsätzlich an die DSGVO gebunden und somit auf jeden Fall zu bevorzugen.
Die Urlaubsverwaltung per Software – eine sinnvolle Lösung
Es zeigt sich also, dass eine Software für die Urlaubsverwaltung eine erhebliche Arbeitserleichterung in der Verwaltung ist. Zu den Vorteilen der Digitalisierung gehört aber auch eine höhere Rechtssicherheit, denn moderne Systeme sind immer auf dem aktuellen Stand der Gesetzeslage. Große Unternehmen nutzen aus diesem Grund schon lange entsprechende Lösungen, aber gerade kleine Betriebe können enorm von der Einführung solcher Plattformen profitieren. Prozentual gesehen sind hier die Kosten für die Verwaltung nämlich oft als in großen Unternehmen. Es gibt also ein größeres Einsparpotenzial, wenn die administrativen Abläufe digitalisiert und automatisiert werden.
